第一章 总则
第一条 为进一步规范学校外事接待工作，加强外事接待经费管理，根据湖南省财政厅《湖南省省直机关外宾接待经费管理办法》（湘财行[2014]16号）文件规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 外事接待应坚持服务学校教学与科研、提高实效、友好对等、不卑不亢、务实节俭的原则。
第三条 外事接待实行归口管理，分级负责。国际交流处是学校外事工作的归口管理部门，负责学校外事接待的协调和管理工作，学校各二级单位负责本单位的外事接待活动，并积极支持配合校级外事接待活动。
第二章 接待管理
第四条 邀请外宾来访应结合学校学科专业建设、科学研究和业务工作的实际需要与发展规划，提高计划性，减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。
第五条 外宾来访前应明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等。学校各二级单位外事接待应针对来访目的和访谈内容等做好充分准备，组织相关专业人员参加业务商谈，力求出实际效益和成果。
第六条 学校各二级单位外事接待应指定责任心强、精通外语和富有外事经验的人员认真落实接待准备工作，包括制订详细的接待计划、准备会谈参考资料等，并报国际交流处备案。校级层面外事接待由国际交流处报学校领导审核批准。
第七条 参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪，注意着装整洁；参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装；会见、会谈中应当关闭手机和避免其他干扰。
第八条 重大外事活动，如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜，必须做好背景资料等相关文本，并提前一个月经国际交流处报学校领导批准并备案。
第九条 各类会见、仪式等接待活动，一般遵循职位对等和工作需要的原则。凡学校领导参加的外事接待，各二级单位应提前二周将接待方案报国际交流处备案，并做好相应日程和活动安排。有下列来访人员或活动，可邀请学校领导出席会见：
（一） 外国政府和国际组织重要官员；
（二） 国外大学和教育机构主要领导；
（三） 国际知名专家学者；
（四） 曾向我校提供重要捐赠的外籍人员和单位代表；
（五） 国际知名研究机构和大公司高层管理人员及研究人员；
（六） 其他对我校有特殊贡献的外籍人员；
（七） 校际合作签字仪式；
（八） 在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动；
（九） 重要捐赠仪式。
第十条 外事接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片（视频）等。接待任务完成后一周内，各二级接待单位将接待工作情况汇总（包括文字、照片、视频，内容包括接待效益和成果、存在的问题和建议等）报国际交流处备案。
第十一条 外国记者或其他外籍人士来校采访、调查，应事先报学校党委宣传部同意并报国际交流处备案。
第十二条 国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助（赠）和开展社会调查等，必须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助（赠）目的等情况，并书面经国际交流处报学校领导同意方可实施。
第十三条 外事接待活动一般不安排校外参观活动。确需安排了解当地历史文化发展的，需提前经国际交流处报学校领导同意后安排。
第十四条 接待过程中注意外宾安全，包括交通安全、人身安全、财产安全等，提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。
第十五条 各级外事接待应严格遵守有关保密规定，不得泄密。各二级单位接待负责人应当明确本单位的保密内容和保密部位，并事先提醒我校参与接待人员。提供给外宾的图文资料须事先提交国际交流处审核把关。
第三章 经费管理
第十六条 国际交流处负责校级年度外事接待专项经费预算，在核定的年度接待预算范围内做好校级外事接待工作。
第十七条 各二级单位应制定本单位外事接待计划并纳入本单位预算，严格按预算安排外事接待活动，严格执行外宾接待费用开支标准。
第十八条 外宾接待费用开支范围主要包括住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。
第十九条 外宾住宿注重安全舒适，副部级以上外宾可安排五星或四星级宾馆，司局级及以下普通外宾，安排宾馆不超过四星级。
第二十条 外宾接待一般以工作餐为主，原则上可安排一次宴请，重大外事活动可安排二次：
（一）严禁上高档菜和酒水，杜绝奢侈浪费。
（二）学校已安排宴请的，各二级单位不再安排宴请。
（三）宴请应当根据礼宾要求和工作需要安排陪餐人员。外宾5人（含5人）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
（四）费用标准：外宾日常伙食费标准为部级外宾每人每天500元，其他外宾每人每天300元。外事宴请标准为部级外宾每人每次400元，其余外宾每人每次300元。冷餐会、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。
第二十一条 接待外宾确需安排车辆的，一般应提前报学校车队安排或与运营规范的汽车租赁公司签订租赁合同。
第二十二条 对外赠礼按照以下办法执行：
（一）对外赠礼应当节约从简，尽量选择具有湖南特色、学校特色和纪念意义的物品、朴素大方，不求奢华。
（二）赠礼对象一般为对方团长，必要时可包括主要陪同人员。原则上只赠礼1次，学校已赠礼品的，各二级单位不再赠礼。如外方赠礼，则按对等原则回礼。
（三）对外赠礼以我校或外宾方级别较高一方的级别确定赠礼标准。部级外宾每人每次礼品不超过400元；司局级外宾每人每次礼品不超过200元；其他人员可以酌情赠送小纪念品。
（四）对访问我校的著名友好人士、社会名流、著名专家学者，确有必要赠礼的，可按照部级外宾标准执行。
第二十三条 违反本办法规定，有下列行为之一的，按照国家相关规定责令整改、追回资金，并追究有关人员责任：
（一）擅自提高接待开支标准的；
（二）违规扩大外宾接待开支范围，报销与接待无关费用的；
（三）使用虚假发票报销接待费用的；
（四）其他违反本办法的行为。
第四章 附则
第二十四条 港澳台地区来宾接待参照本办法执行。
第二十五条 其他未尽事宜，视具体情况按照中央外办外宾接待办法处理。
第二十六条 本办法由国际交流处负责解释。
第二十七条 本办法自发布之日起施行。
