随着我校对外交流日益频繁，越来越多的学生赴海外友好学校学习交流。为规范学生出国留学各类程序，出台本出国留学指南。
一、 校内报名：每年3月
1、选择海外学校：进学校英文网页（http://en.hnist.cn/）了解各海外友好学校的基本情况和留学项目等信息，选择适合自己的国别、学校及留学项目，在综合考虑家庭经济状况及语言水平的基础上进行选择。
赴海外大学攻读学位的入学语言要求：
（1） 赴美留学：本科生要求雅思6.0分或托福70分，
研究生要求雅思6.5分或托福80分。
（2） 赴韩留学：本科生要求韩语4级，
研究生要求韩语5~6级。
（3） 赴日留学：本科生要求日语2级，
研究生要求日语1级。
2、提交申请表：进学校国际交流处网站下载《湖南理工学院在籍大学生出国留学申请表》及《学生信息表》，提交给学校国际交流处备案（北院办公楼306室，电话：0730-8648816）。
二、 选派：每年4月中上旬
由学校国际交流处牵头，联系学生所在学院进行综合考评后选派。
三、 留学项目申请：每年4月下旬
1、由学校国际交流处统一指导学生准备留学项目申请材料。
（1）参加学校2+2项目和交换生项目，赴各海外友好大学留学的入学申请材料清单如下：
l 申请赴美国乔治福克斯大学2+2项目需要提交的材料：
⟡ 乔治福克斯大学入学申请表（Application Form）。
⟡ 个人简历（英文件）及学生信息表。
⟡ 报名费40美元。
⟡ 推荐信2份：学业推荐信由任课教授填写，品行推荐信由班主任或学生辅导员填写，均要求以密封件的形式。
⟡ 雅思或托福成绩原件。
⟡ 大学成绩单：成绩单必须包括专业、学期、课程名、学分等信息，中英文原件，要求签字盖章，并加盖公章密封。
⟡ 经济担保声明、父母收入证明和银行存款证明：经济担保声明由学生家长书写、摁右手食指指模；个人收入证明由父母所在单位出具；银行存款证明由银行出具，要有细节，要签字盖章，须原件。
⟡ 个人计划：即留学目的说明书，英文，约800-1500字。
⟡ 麻疹和风疹免疫证明表（长沙出入境免疫检验局办理国际健康黄皮书）。
● 申请赴日本兵庫教育大学交换学习需要提交的材料：
⟡ 短期留学推进制度申请书。
⟡ 短期留学推进制度候补者在籍证明书。
⟡ HUMAP留学生交流推进制度申请书。
⟡ HUMAP留学生交流推进制度候补者在籍证明书。
⟡ 学业成绩证明书。
⟡ 日本语能力证明书（2级以上）。
⟡ 大学在籍证明和校长推荐信。
⟡ 特别听讲学生入学愿书。
⟡ 在留资格认定证明书交付申请书。
⟡ 履历书。
⟡ 学生寄宿舍等入居愿。
⟡ 兵库教育大学学生寄宿舍等入居选考调书。
l 申请赴韩国各大学2+2项目及交换学习项目需要提交的材料：
⟡ 韩国大学入学申请表。
⟡ 大学成绩单（英文）原件。
⟡ 大学在读证明（英文）原件。
⟡ 银行存款证明原件 (1万美金，需要在中国银行、中国农业银行、中国工商银行、中国建设银行4大银行存款，包括行长签字，存入6个月左右)。
⟡ 护照复印件。
⟡ 身份证复印件（学生、父亲、母亲）。
⟡ 父母在职证明原件（不应提交父母同一形式的在职证明，误认为假证明）。
⟡ 父母收入证明原件（不应提交父母同一形式的收入证明，误认为假证明）。
⟡ 高中毕业证原件或公证件。
⟡ 高中成绩单原件或公证件。
⟡ 父母和学生本人户口本原件或公证件。
⟡ 亲属关系公证书（学生不在父母的统一户口内的话）。
⟡ 7张护照规格照片。
⟡ 大学校长推荐信。
（2）参加学校暑期赴海外社会调研项目和实践项目的学生，按照我校与中国对外友好合作服务中心的协议和要求提交材料。详见附件《湖南理工学院在籍大学生赴美社会调研项目流程》、《湖南理工学院在籍大学生赴美社会实践项目流程》。
注意：学生申请各海外项目的同时应到本人户口所在地的公安局申请办理个人因私护照。
四、 申请签证：每年6月
（1）由学校国际交流处统一组织学生赴各驻华使领馆办理签证申请手续。
（2）统一指导参加2+2项目或交换生项目的学生向海外友好大学提交入学申请材料，取得各海外大学入学资格后统一指导申请签证。收到海外大学入学通知书的时间一般为5月底至6月初，签证时间一般为6月中下旬至7月上旬。
（3）统一组织参加暑期赴海外社会调研项目和实践项目的学生，按照我校与中国对外友好服务中心的协议，准备签证材料。
● 申请赴美学习签证（F1）需要准备的材料：
⟡ 护照原件。
⟡ 入学通知书原件。
⟡ I-20表原件（由美方学校提供）。
⟡ 填妥的赴美签证申请表（美国驻华使馆官网网站上在线提交）。
⟡ 在中信实业银行缴纳的签证申请费（980元人民币）收据（两联同时使用）。
⟡ 网上缴纳的赴美签证服务费（service费200美金）收据（原件或电子版都可）。
⟡ 银行资金证明和父母收入证明原件。
⟡ 本人学习计划：A4纸英文打印，本人签名。内容：介绍本人的基本情况及进修专业，赴美留学的原因，学业结束后的打算等。
⟡ 照片：需1张白色背景彩色照片（尺寸为：50*50正方形）。
⟡ 官方成绩单（密封件）。
⟡ 提供体检证明及风疹、麻疹的免疫证明。
辅助材料（仅供参考）：
⟡ 个人简历（打印件）中、英文。
⟡ 老师推荐信。
⟡ 家庭照片、户口本原件、房产证明。
⟡ 各类证书（如学历学位证书、英语水平证书、获奖证书等）。
参加暑期赴海外社会调研项目的学生申请B签证，申请暑期赴海外社会实践项目的学生申请J签证，按照学校与中国对外友好服务中心协议，由中外服老师指导材料准备。
美国签证受理时间一般为五个工作日。
● 申请赴日学习签证需要准备的材料：
⟡ 护照原件（必须在护照最后一页：“持照人签名”处签名）。
⟡ 填写赴日签证申请表。
⟡ “在留资格认定证明书”原件（日本大学提供）和A4纸复印件1份。（在留资格认定书有效期为3个月）。
⟡ 入学通知书原件。
⟡ 与日本友好大学的交流协议书日文版复印件1份。
⟡ 照片1张，要求白底彩色近期标准二寸照片。
⟡ 户口本复印件（首页及申请人页）及身份证复印件。
⟡ 最高学历复印件。
⟡ 中文在读证明书，已毕业的留学人员请到学校开具学籍证明信（中文）。
赴日签证受理时间一般为一周左右。
● 申请赴韩学习签证需要准备的材料：
⟡ 护照原件。
⟡ 填写赴韩签证申请表。
⟡ 返签证明原件或返签号码。
⟡ 二寸彩色照片1张。
⟡ 身份证复印件1份。
赴韩签证受理时间一般为一周左右。
五、 办理离校手续：
1、参加2+2项目和交换生项目，顺利获得签证的学生，在赴海外大学留学前需办理如下离校手续：
1） 到学校国际交流处签订《湖南理工学院在籍大学生出国留学协议书》。
2） 到学校财务处缴纳相应出国留学费用并提交复印件给国际交流处备案。
3） 到学校教务处办理相应学籍保留手续：在学校教务处网站上下载《湖南理工学院学生休学申请表》（http://jwc.hnist.cn/xzxjgl/61.htm），填好并送交各相关院部签字盖章后交教务处办理学籍保留手续。学籍保留期间学费正常缴纳。
注意：学籍保留手续到期后三个月内未按时返校办理复学或学籍保留延期手续的，视为自动放弃学籍。
4） 出国留学材料归档：出国留学学生准备出国留学材料一式四份，其中需原件一份。学生离校前办理学籍保留手续时应将四份材料中一份送交教务处，一份送交所在学院，两份（含原件）送交国际交流处，原件材料由国际交流处统一送交学校档案馆存档。
存档材料清单：
⟡ 海外大学入学通知书。
⟡ 签署的出国留学协议。
⟡ 护照、签证复印件，身份证复印件、校园一卡通复印件。
⟡ 出国留学申请表。
⟡ 学生信息表。
⟡ 在校中英文成绩单（出国前最后成绩单，涵盖离校当学期成绩）。
⟡ 出国留学缴费单。
⟡ 其他重要材料。
2、参加暑期赴海外调研项目和实践项目的学生办理如下手续：
1）到学校国际交流处签订《湖南理工学院在籍大学生暑期赴海外调研或实践项目协议书》。
2） 出国项目材料归档：准备出国项目备案材料一式四份，其中需原件一份。学生离校前应将四份材料中一份送交教务处，一份送交所在学院，两份（含原件）送交国际交流处，原件材料由国际交流处统一送交学校档案馆存档。
存档材料清单：
⟡ 与中外服签署的协议复印件。
⟡ 护照、签证复印件、身份证复印件、校园一卡通复印件。
⟡ 出国留学申请表和学生信息表。
⟡ 项目完成返校后提交总结报告及调研/实践鉴定。
3）参加暑期赴海外实践项目的学生需到学校国际交流处办理当学期期末考试的远程考试申请（申请表附后），并按照要求，在规定时间内完成考试，将试卷扫描发至国际交流处指定邮箱，由国际交流处提交给所在学院统一阅卷登分。
六、 海外学习期间注意事项：
1、离校前务必要向所在学院报告海外留学计划，海外学习期间要与所在学院保持密切联系，特殊情况要及时跟所在学院或学校国际交流处联系。
国际交流处邮箱：cy2004dyx@yahoo.com.cn ；
电话：+86-730-8648816
传真：+86-730-8640901
QQ ：195563821
2、海外留学期间所修专业与课程、海外调研或实践期间实习内容应尽量与所修专业相同或相近，以便返校后顺利办理学分转换和实习学分申请等手续。
3、遵守海外大学的校纪校规及所在国的法律法规、遵守出国项目的相关规定。
七、 返校复学及申请学分转换：
1、 返校报到：参加交换项目、2+2项目或社会调研/实践项目赴海外留学或调研的学生应按照出国前办理的学籍保留手续期限，按时到所在学院、学校教务处和学校国际交流处报到。
2、 参加2+2项目及交换生项目的学生需填写复学申请表（学校教务处网站下载），到所在学院和学校教务处办理复学。
参加暑期社会实践项目的学生返校后到所在学院办理新学期注册和报到手续，到学校国际交流处提交总结报告。
3、 参加2+2项目及交换生项目的学生返校申请学分转换：
（1） 从学校教务处网站上下载《湖南理工学院学分认定及成绩转换申请表》（http://jwc.hnist.cn/xzxjgl/110.htm）。
（2） 提交国外大学的官方成绩原件，到学校国际交流处确认成绩属实并在学分转换申请表上签字盖章。
（3） 到所在学院确认申请拟转换的课程，并在学分转换申请表上签字盖 章。
（4） 到学校教务处办理学分转换认定。
4、 参加暑期社会实践项目的学生申请实习学分：
（1） 提交海外实习报告。
（2） 提交海外实习鉴定。
（3） 到所在学院办理实习学分申请手续。
（4） 到学校教务处认定实习学分。
八、 申请毕业：参加2+2项目赴海外大学留学的学生学成回国可以返校申请本校毕业证。申请本校毕业需满足以下条件：
1、 时间：自入校开始6年内需完成学业（含海外大学留学期）。
2、 学分要求：申请本校毕业需满足本校各专业学科的毕业学分要求。因与海外大学教育体制差异引起的课程不足或不对接情况，需返校补修欠缺课程。
3、 毕业论文：申请本校毕业需满足本校各专业学科的毕业论文要求。如已在海外大学完成本专业的毕业论文，可申请转换。
4、 毕业实习：申请本校毕业需满足本校各专业学科的毕业实习要求。
注意：申请本校毕业的学生，必须在本校学籍保留最终期限半年前向所在学院和学校教务处提交个人毕业申请报告。
九、 委托代理：学生确因在海外大学学习，不能如期返校办理以上第七条和第八条规定的复学、申请学分转换以及毕业申请手续的，可以向学校出具正式委托函委托他人办理。正式委托函需包括委托人详细信息（姓名、专业、学号、联系方式等）和被委托人详细信息（姓名、身份、联系方式等），以及委托事由，并经本人签字。
二0一二年四月十一日
附： 湖南理工学院在籍大学生申请出国留学流程
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填写《湖南理工学院出国留学申请表》、 《学生信息表》，报所在学院同意 |
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签证通过，办理好体检手续，到国际交流处签订 《出国留学协议书》，并到财务处缴纳留学保证金等 |
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归国返校后到所在学院和国际交流处报到、 到教务处办理复学、学分转换等相关手续 |
附： 湖南理工学院在籍大学生暑期赴美社会实践项目流程
附： 湖南理工学院在籍大学生赴美社会调研项目流程
1、SRA （短期赴美文化交流项目）申请资料
学生报名后需要填写一份英文申请表、一份中文项目申请表、一式两份SRA项目协议。
2、SRA 申请流程
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·总结此行收获。 ·整理赴美总结及个人照片（10-20张）交给中外服辅导员老师，中外服将给学生出具赴美调研鉴定及证书。 ·完成项目归国后，第一时间内将项目总结、鉴定提交给学校国际交流处备案。
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附：
湖南理工学院在籍大学生远程考试申请表
姓 名 |
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所在学院名 |
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所在专业名 |
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所在班级、学号 |
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电话、邮箱地址 |
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参加项目名称 |
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项 目 期 |
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申请远程 考试科目名称 |
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本人承诺签名 |
本人申请参加学校组织的远程考试，并承诺按照学校要求，在收到试卷48小时内单独闭卷完成考试，并将考卷扫描后发回至学校指定邮箱：cy2004dyx@yahoo.com.cn。 试卷迟交或不交，同意学校按缺考情况处理。 本人签名： 日期： |
所在学院意见
签字： 盖章： 日期： |
国际交流处意见
签字： 盖章： 日期： |
教务处意见
签字： 盖章： 日期： |
学校领导审批
签字： 日期： |
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附：
湖南理工学院在籍大学生出国留学协议书
签约双方:
甲方：湖南理工学院
湖南省岳阳市学院路
电话：0730-8640901 传真：0730-8648816 邮编：414006
乙方：湖南理工学院 学院 专业 级学生,
学号 姓名
一、双方义务与责任
甲方义务与责任:
1、为乙方赴 大学留学提供入学咨询和相关服务；
2、根据中国国家留学政策及 大学国际留学生入学要求,评估分析乙方的留学条件，指导乙方准备出国留学的材料；
3、在乙方支付基本学费（不包含杂费、住宿费等）后，在国家规定的最长修业年限内，按照乙方申请的学籍保留年限为乙方保留学籍。
4、根据甲方与国外大学学分互认的有关协议，甲方评估并认可乙方在留学学校所修的相同或相近专业的学分。在乙方顺利完成留学学业并通过甲方毕业资格审核的条件下，为乙方颁发毕业证书。
乙方义务与责任:
1、保证在 大学留学期间遵守所在国家的法律法规以及所在学校的校纪校规，认真学习专业知识，圆满完成留学任务；
2、支付留学期间向甲方应付的基本学费；
3、向甲方出示真实有效的留学学校的学分证明材料；
4、海外留学期间应主动保持与学校的联系，按照本人出国前办理的学籍保留手续期限，按时返校办理复学或学籍保留延期手续。逾期三个月未返校办理复学或学籍延期手续，根据学校学籍管理规定，按自动放弃学籍处理。
申请我校毕业证的学生，应在学籍保留最终期限半年前向所在学院和学校教务处提出毕业申请，并按照我校毕业资格审核的要求提交相应材料，申请毕业。
5、如果有不可抗拒的原因或不能很快适应所在留学学校的学习、生活，导致不能完成留学学业，可迅速与甲方联系，返回甲方大学继续学习。
二、留学期间
甲方派乙方自 年 月 日至 年 月 日赴_____________大学留学。
三、违约责任
乙方在留学期间如违反留学所在国家法律及 大学纪律，不能顺利完成留学任务，甲方追究乙方违约责任，取消乙方在甲方申请颁发毕业证和学位证的资格，并取消其在甲方的学籍。
四、本协议一式两份，甲乙双方各持一份，两份签字后具有同等法律效力。
五、其他未尽事宜双方协商解决。
甲方（签字）： 乙方（签字）：
湖南理工学院 乙方家长（签字）：
年 月 日 年 月 日
